Cómo realizar videoconferencias

Cuando pasé a trabajar por cuenta propia, es decir, a convertirme en profesional independiente, sabía que la necesidad básica que abordaría sería la comunicación, y la comunicación a distancia. La colaboración es cada vez más remota y en línea. Pero, ¿cómo gestionar las reuniones a distancia de forma eficaz y cómoda? ¿Sobre todo en la era del coronavirus, en la que las reuniones presenciales y el funcionamiento experimentado asociado son limitados? Por lo tanto, ha surgido una gran necesidad de abordar las reuniones a través de videoconferencia. Así pues, es necesario elegir una buena herramienta. Cuáles son las herramientas para la videoconferencia se puede leer en este artículo.

Opciones de comunicación

Ya he probado la mayoría de las formas de comunicación y para ello uso herramientas contrastadas.
En concreto:

• Correo electrónico para comunicaciones diversas e iniciales.
• Sistema de tickets en gitlab, para la comunicación y la gestión de proyectos.
• Chat para una comunicación rápida.
• Teléfono para asuntos urgentes o reuniones acordadas de antemano.

Pero ¿cómo resolver de forma eficaz y cómoda las reuniones a distancia? Sobre todo en la época del coronavirus, cuando las habituales reuniones en persona, y la forma habitual de trabajar que va con ellas, están restringidas, por lo que existe una gran necesidad de celebrar reuniones por videoconferencia. Así que hay que elegir una buena herramienta, y cuál, lo descubrirá en este artículo.

Una reunión a distancia como en persona

Para sentirse como en una reunión presencial, conviene verse las caras en movimiento, y para eso sirve la videollamada. Cuando se trata sobre algunos documentos, también hay que ver esos documentos, es decir, compartir documentos y la pantalla.
Por lo tanto, se necesita una herramienta que transmita no solo la voz, sino también vídeo, y que pueda compartir la pantalla.
Por eso investigué las herramientas disponibles para este fin. Después analicé lo que ofrecen y las probé en la práctica.
La mayoría de estas herramientas incluyen también un chat.

Equipamiento

El requisito básico es que disponga del equipo para videoconferencias.
Para llamadas sencillas, a menudo basta con un smartphone, porque ya viene equipado con los periféricos necesarios y, tras instalar la aplicación nativa correspondiente, se puede empezar a llamar rápidamente y sin problemas.

Otra cosa evidente es Internet. Pero hay que asegurarse de que la conexión tenga al menos cierta velocidad y estabilidad.

Sin embargo, si se trata de un trabajo más serio, sin duda usará un ordenador. Así que, además del ordenador, necesitará:

• un micrófono
• una webcam

La mayoría de los portátiles actuales tienen micrófono y cámara.

Si tiene un ordenador de sobremesa, tendrá que comprar esos periféricos. Hoy en día todo el mundo tiene una tarjeta de sonido en el ordenador, integrada en la placa base. Los chips de sonido actuales son de muy buena calidad. Pero los integrados en la placa base suelen tener a su alrededor circuitos hechos de forma barata, así que acaba oyendo zumbidos, etc. Para una videollamada, sin embargo, no importará, así que simplemente conecte un micrófono analógico y unos auriculares, que a menudo ya tiene en casa. O, con un adaptador de un conector jack de 4 pines a dos jacks de 3 pines, también puede conectar los auriculares del smartphone. Los portátiles actuales también tienen un único conector jack de 4 pines para auriculares con micrófono.

También puede comprar alguna cámara barata. O, como hice yo, empezar con una cámara de acción Eken H9R, que al conectarla al PC se comporta como una webcam. Sin embargo, su imagen tiene forma de ojo de pez.
Más tarde, para hacer streaming en mi canal de YouTube, compré la cámara Logitech c920, que tiene resolución Full HD, enfoque automático y micrófono integrado. Así que, además de una buena imagen, también tengo un sonido de calidad sin zumbidos ni ruido. Por eso es también excelente para videoconferencias.

Herramientas para videollamadas y compartir pantalla

Skype

Skype es probablemente la herramienta de videoconferencia más conocida. También puede compartir la pantalla. Sin embargo, dada su historia y mi experiencia con ella, la descarté.
Lo que los usuarios empresariales deberían tener en cuenta es que la versión normal no está destinada al uso comercial.

Whereby

Me encontré con esta herramienta hace tiempo al comunicarme con unas chicas de RR. HH. La herramienta whereby funciona en el navegador web. Permite videoconferencias, compartir pantalla y chat. Sin embargo, con este programa no me funcionó el micrófono en un ordenador de sobremesa. El micrófono interno ni siquiera aparecía y con el micrófono de la cámara no se oía nada.

Zoom

Zoom requiere descargar una aplicación. Supuestamente también se puede usar en el navegador, pero yo no lo conseguí. Uso este software en algunas videollamadas y funciona. En el ordenador tuve que descargar los binarios de la aplicación, y en el móvil se puede instalar la versión móvil nativa.

Si uno no se desanima, también puede usar la interfaz web. Sin embargo, esta no tiene todas las funciones y no funciona tan bien. Aun así, para la comunicación básica basta con la interfaz web.

Discord

Discord es popular entre los jugadores. Ni siquiera sabía que Discord permitía videollamadas. Sin embargo, descarté este software porque, aunque lo uso de vez en cuando, me parece bastante efectista (supongo que porque está pensado para jugadores). Al parecer, si no ha cambiado, también puede compartir la pantalla, pero solo a baja resolución.

Actualización marzo de 2021

Con la llegada de la red social de voz Clubhouse, estoy explorando más Discord, porque Discord se desarrolló con el objetivo de ofrecer una buena transmisión de voz, en concreto con baja latencia. Baja latencia significa que la otra parte no le oye con retraso, así que pueden reaccionar rápidamente el uno al otro.
Esta red tiene varias ventajas importantes frente a Clubhouse:

• No se necesita invitación
• El cliente es multiplataforma
• Chat
• Conferencias
• Permite compartir la pantalla
• Configuración avanzada de los permisos de usuario y del acceso a las salas.

Gracias a que es multiplataforma, puede usar Discord en un teléfono de Apple (iOS) o en un teléfono Android. Existe una aplicación nativa para todos los sistemas operativos principales (Windows, GNU/Linux, macOS), o puede usar el cliente web.
Puede compartir la pantalla a resolución completa.

Para llamadas puntuales uso Jitsi, porque no requiere registro, pero para las reuniones periódicas tengo pensado empezar a usar Discord.

Bluejeans

Me encontré con el software Bluejeans una sola vez, en el móvil, cuando solo instalé la aplicación. Pero cuando quise probarlo por mi cuenta y crear una conferencia, exigía registrarse, etc. Así que no le dediqué más tiempo.

Google Meet

Después de Skype, entre los usuarios comunes se ha extendido Google Meet. Google Meet es en realidad una solución independiente, como lo eran las llamadas a través de Hangouts, solo que con más funciones. Esta herramienta es cómoda de usar. Necesita una cuenta de Google. Para crear una conferencia, seguro. Para unirse a una conferencia puede que no haga falta cuenta: simplemente se conecta mediante el enlace recibido. Permite videoconferencias con pantalla compartida. Funciona en el navegador y tiene una aplicación nativa para smartphones.

Jitsi

Jitsi es una solución de código abierto, por lo que es posible revisar el código fuente y realizar así una auditoría de seguridad de la aplicación, lo cual es fundamental cuando se trabaja con datos no públicos. Además, puede ejecutar la aplicación en su propio servidor. Así que es posible ocuparse a fondo de la seguridad y no depender de ningún proveedor.
Es posible unirse a una videoconferencia solo con el navegador. Tanto para el primer uso como para el uso habitual, basta con crear una sala de conferencias en https://meet.jit.si/.
Existen también otros proveedores públicos, p. ej. VPSfree gestiona un servidor Jitsi.

Jitsi también tiene un cliente móvil nativo. La aplicación móvil funciona también en segundo plano, así que durante la conferencia se pueden tomar notas o leer algo en la web. En el navegador web con Jitsi funcionaron sin problemas tanto mi micrófono analógico como el micrófono USB de la webcam.
Código fuente de la aplicación Jitsi

BigBlueButton

Más adelante adquirí experiencia con la herramienta de videoconferencia BigBlueButton. Se trata de un proyecto de código abierto pensado principalmente para conferencias y formación. Probablemente precisamente porque también está pensado para formación, tiene muchas funciones avanzadas para presentar (control de la presentación) y dibujar. También permite asignar permisos a los usuarios: en cuanto a las opciones de control de la conferencia, invitado vs. ponente, silenciar y activar micrófonos, etc.
La aplicación también tiene una API.

Para usar BigBlueButton no hace falta registrarse. Y para unirse a una conferencia basta con un navegador web.

La aplicación recuerda el nombre, así que volver a conectarse es rápido (sin tener que introducir el nombre de nuevo). No encontré una aplicación para Android, pero en un smartphone se puede usar BigBlueButton a través del navegador web, siempre que no esté desactualizado. Tras ajustar los permisos en el smartphone, funcionaron tanto el micrófono como la cámara. La aplicación también era capaz de reproducir el sonido de la conferencia en segundo plano.
La primera vez que la inicié, en el ordenador de sobremesa no me funcionaban la cámara ni el micrófono ni en Chrome/Chromium ni en Firefox, pero tras ajustar la configuración en ambos navegadores, la cámara y el micrófono empezaron a funcionar. Evidentemente, siempre hay que familiarizarse con la herramienta y su configuración, pero lo mismo vale para saber configurar un PC. (Experiencia válida a fecha de 2020.)

Como asistente a la conferencia OpenAlt, que en 2020 se celebró en línea, BigBlueButton me resultó totalmente funcional para escuchar y ver las charlas.

Otros

Otros programas con los que me he encontrado:

• Apache OpenMeetings
• Compartir pantalla: https://www.screenleap.com/
• mconf http://mconf.org/
• Microsoft Teams - evito las tecnologías y productos de MS

Mi elección

Así que me decidí por Jitsi, porque tiene todo lo que necesito, no tiene desventajas y, al contrario, ofrece ventajas de cara al futuro. Además, como administrador de Linux puedo preparar instancias privadas de este software para mis clientes. Y para mí es importante haber probado ya lo que instalo a los clientes; así conoceré bien la herramienta y la tendré comprobada.

Seguridad

Cuando trabaje desde casa, tenga cuidado con las herramientas que usa para colaborar a distancia. Aquí tiene, por ejemplo, un informe de NÚKIB (la Agencia Nacional checa de Ciberseguridad y Seguridad de la Información) que advierte de fallos encontrados en el software de videoconferencia Zoom.

Cómo llamar

Para cualquier actividad conviene dominar las habilidades básicas, seguir ciertas reglas y usar las herramientas de forma adecuada.

• Al comienzo de la reunión, haga una ronda de presentaciones.
• Tenga preparado el tema e, idealmente, un orden del día de la reunión.
• Tenga preparados los documentos.
• Si hay más personas, alguien debería dirigir la reunión. (Por cierto, esto vale también para una reunión presencial normal.)
• Ponga el sonido/la voz en los auriculares, para que el micrófono no capte lo que dicen los demás y así no oigan eco.
• Si solo está escuchando, silencie el micrófono.

Use la tecnología moderna para facilitar y hacer más eficiente el trabajo, no como medio de represión ni para crear obstáculos.