Wie man eine Videokonferenz abhält

Als ich in die Freiberuflichkeit wechselte, d. h. mich selbständig machte, wusste ich, dass mein Hauptbedürfnis die Kommunikation sein würde, und zwar die Fernkommunikation. Die Zusammenarbeit findet zunehmend aus der Ferne statt und wird online abgewickelt. Aber wie lassen sich Fernsitzungen effektiv und bequem abwickeln? Vor allem in der Ära des Coronavirus, in der persönliche Treffen und die damit verbundene Erfahrung nur begrenzt möglich sind? Daher besteht ein großer Bedarf, Meetings über Videokonferenzen abzuhalten. Es besteht also die Notwendigkeit, ein gutes Werkzeug zu wählen. Was sind die Werkzeuge für Videokonferenzen können Sie in diesem Artikel lesen.

Kommunikationsmöglichkeiten

Die meisten Kommunikationswege habe ich bereits ausprobiert und nutze dafür bewährte Werkzeuge.
Konkret:

• E-Mail für vielfältige und erste Kommunikation.
• Ticketsystem in gitlab, für die Kommunikation und das Projektmanagement.
• Chat für schnelle Kommunikation.
• Telefon für dringende Angelegenheiten oder vorab vereinbarte Besprechungen.

Wie aber lassen sich Besprechungen aus der Ferne effizient und bequem abhalten? Besonders in Zeiten des Coronavirus, in denen die gewohnten persönlichen Treffen und die damit verbundene gewohnte Arbeitsweise eingeschränkt sind, ist es deshalb sehr wichtig, Besprechungen per Videokonferenz abzuhalten. Man muss also ein gutes Werkzeug auswählen, und welches, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Eine Besprechung aus der Ferne wie im echten Leben

Damit es sich wie bei einem persönlichen Treffen anfühlt, ist es gut, die Gesichter der anderen in Bewegung zu sehen, und dafür gibt es die Videotelefonie. Wenn man über bestimmte Unterlagen verhandelt, muss man auch diese Unterlagen sehen, also Dokumente und den Bildschirm teilen.
Man braucht also ein Werkzeug, das nicht nur Sprache, sondern auch Video überträgt und den Bildschirm teilen kann.
Deshalb habe ich die für diesen Zweck verfügbaren Werkzeuge recherchiert. Anschließend habe ich analysiert, was sie können, und sie in der Praxis ausprobiert.
Die meisten dieser Werkzeuge haben zugleich auch einen Chat.

Ausstattung

Grundvoraussetzung ist, dass Sie die Ausstattung für Videokonferenzen haben.
Für einfache Gespräche kann man oft auch ein Smartphone verwenden, denn es ist bereits mit den nötigen Peripheriegeräten ausgestattet, und nach der Installation der jeweiligen nativen App kann man schnell und problemlos loslegen.

Eine weitere Selbstverständlichkeit ist das Internet. Man muss aber darauf achten, dass die Verbindung zumindest eine gewisse Geschwindigkeit und Stabilität hat.

Geht es jedoch um ernsthaftere Arbeit, werden Sie auf jeden Fall einen Computer verwenden. Neben dem Computer brauchen Sie also auch:

• ein Mikrofon
• eine Webcam

Die meisten Notebooks haben heute ein Mikrofon und eine Kamera.

Wenn Sie einen Desktop-PC haben, müssen Sie sich die genannten Peripheriegeräte besorgen. Eine Soundkarte hat heute jeder im Computer, sie ist auf dem Mainboard integriert. Soundchips sind heutzutage sehr hochwertig. Die auf dem Mainboard integrierten haben aber oft eine billig gemachte Beschaltung um sich herum, sodass man mit Brummen usw. rechnen muss. Für einen Videocall macht das jedoch nichts, also schließen Sie einfach ein analoges Mikrofon und Kopfhörer an, die Sie oft ohnehin zu Hause haben. Oder Sie können mit einem Adapter von einem 4-poligen Klinkenstecker auf zwei 3-polige Klinken auch die Kopfhörer eines Smartphones anschließen. Auch heutige Notebooks haben eine einzige 4-polige Klinkenbuchse für ein Headset mit Mikrofon.

Eine Kamera können Sie auch günstig kaufen. Oder Sie fangen wie ich mit einer Actioncam Eken H9R an, die sich nach dem Anschluss an den PC wie eine Webcam verhält. Ihr Bild hat allerdings eine Fischaugen-Form.
Später habe ich mir für das Online-Streaming auf meinem YouTube-Kanal die Kamera Logitech c920 gekauft, die Full-HD-Auflösung, Autofokus und ein eingebautes Mikrofon hat. Neben einem guten Bild habe ich also auch einen hochwertigen Ton ohne Brummen und Rauschen. Damit ist sie auch hervorragend für Videokonferenzen geeignet.

Werkzeuge für Videocalls und Bildschirmfreigabe

Skype

Skype ist wohl das bekannteste Werkzeug für Videokonferenzen. Es kann auch den Bildschirm teilen. Angesichts seiner Geschichte und meiner Erfahrungen habe ich es jedoch verworfen.
Was Firmenanwender allerdings wissen sollten: Die normale Version ist nicht für die kommerzielle Nutzung bestimmt.

Whereby

Diesem Werkzeug bin ich vor einiger Zeit bei der Kommunikation mit HR-Damen begegnet. Das Werkzeug whereby läuft im Webbrowser. Es kann Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat. Bei diesem Programm funktionierte bei mir jedoch das Mikrofon an einem Desktop-Computer nicht. Das interne Mikrofon wurde gar nicht angezeigt, und beim Mikrofon der Kamera war nichts zu hören.

Zoom

Zoom erfordert das Herunterladen einer App. Angeblich lässt es sich auch im Browser betreiben, mir ist das aber nicht gelungen. Bei manchen Videocalls nutze ich diese Software, und sie funktioniert. Für den Desktop musste ich die Binärdateien der App herunterladen, auf dem Handy lässt sich die native mobile Version installieren.

Wer sich nicht abschrecken lässt, kann auch die Weboberfläche nutzen. Diese hat allerdings nicht alle Funktionen und funktioniert nicht so gut. Für die grundlegende Kommunikation reicht aber auch die Weboberfläche.

Discord

Discord ist unter Gamern beliebt. Dass Discord auch Videocalls kann, wusste ich gar nicht. Ich habe diese Software jedoch verworfen, denn ich nutze sie zwar gelegentlich, sie wirkt auf mich aber ziemlich effekthascherisch (wohl weil sie für Gamer gemacht ist). Angeblich kann sie, falls sich das nicht geändert hat, auch den Bildschirm teilen, aber nur in niedriger Auflösung.

Aktualisierung März 2021

Mit dem Aufkommen des sprachbasierten sozialen Netzwerks Clubhouse beschäftige ich mich mehr mit Discord, denn Discord wurde mit dem Ziel einer guten Sprachübertragung entwickelt, konkret also mit niedriger Latenz. Niedrige Latenz bedeutet, dass die Gegenseite Sie nicht mit Verzögerung hört und Sie so schnell aufeinander reagieren können.
Dieses Netzwerk hat gegenüber Clubhouse mehrere entscheidende Vorteile:

• Keine Einladung nötig
• Der Client ist plattformübergreifend
• Chat
• Konferenzen
• Bildschirmfreigabe
• Erweiterte Einstellungen für Benutzerrechte und den Zugang zu Räumen.

Dank der Plattformunabhängigkeit können Sie Discord auf einem Apple-Telefon (iOS) oder einem Android-Telefon nutzen. Es gibt eine native App für alle wichtigen Betriebssysteme (Windows, GNU/Linux, macOS), oder Sie können den Web-Client verwenden.
Den Bildschirm kann es in voller Auflösung teilen.

Für einmalige Calls verwende ich Jitsi, weil dort keine Registrierung nötig ist, für regelmäßige Besprechungen plane ich aber, Discord zu nutzen.

Bluejeans

Der Software Bluejeans bin ich nur einmal begegnet, und zwar auf dem Handy, als ich nur die App installiert habe. Als ich sie dann selbst ausprobieren und eine Konferenz anlegen wollte, war eine Registrierung usw. nötig. Also habe ich mich nicht weiter damit beschäftigt.

Google Meet

Nach Skype hat sich unter normalen Anwendern Google Meet verbreitet. Google Meet ist eigentlich eine eigenständige Lösung, so wie früher das Telefonieren über Hangouts, nur mit mehr Funktionen. Dieses Werkzeug ist bequem zu benutzen. Sie brauchen ein Google-Konto. Zum Erstellen einer Konferenz auf jeden Fall. Nur zum Beitreten ist vielleicht kein Konto nötig - Sie verbinden sich einfach über den zugeschickten Link. Es ermöglicht Videokonferenzen einschließlich Bildschirmfreigabe. Es funktioniert im Browser und hat eine native App für Smartphones.

Jitsi

Jitsi ist eine Open-Source-Lösung, man kann also den Quellcode prüfen und so ein Sicherheitsaudit der Anwendung durchführen, was für die Arbeit mit nicht öffentlichen Daten entscheidend ist. Außerdem können Sie die Anwendung auch auf Ihrem eigenen Server betreiben. Man kann sich also detailliert um die Sicherheit kümmern und bleibt vom Anbieter unabhängig.
An einer Videokonferenz kann man auch nur mit einem Browser teilnehmen. Für die erste wie auch für die regelmäßige Nutzung genügt es, einen Konferenzraum auf https://meet.jit.si/ anzulegen.
Es gibt auch weitere öffentliche Betreiber, z. B. VPSfree betreibt einen Jitsi-Server.

Jitsi hat auch einen nativen mobilen Client. Die App auf dem Handy funktioniert auch im Hintergrund, sodass man während der Konferenz Notizen machen oder etwas im Web lesen kann. Im Webbrowser funktionierten mit Jitsi sowohl mein analoges Mikrofon als auch das USB-Mikrofon in der Webcam problemlos.
Quellcode der Anwendung Jitsi

BigBlueButton

Später habe ich auch Erfahrungen mit dem Videokonferenz-Werkzeug BigBlueButton gesammelt. Es handelt sich um ein Open-Source-Projekt, das in erster Linie für Konferenzen und Schulungen gedacht ist. Wohl gerade weil es auch für Schulungen gedacht ist, hat es viele fortgeschrittene Funktionen zum Präsentieren (Steuerung der Präsentation) und Zeichnen. Es ermöglicht auch, Benutzern Berechtigungen zuzuweisen: was die Steuerung der Konferenz angeht, Gast vs. Vortragender, Sperren und Freigeben des Mikrofons usw.
Die Anwendung hat auch eine API.

Für die Nutzung von BigBlueButton muss man sich nicht registrieren. Und zur Teilnahme an einer Konferenz reicht ein Webbrowser.

Die Anwendung merkt sich den Namen, sodass ein erneuter Beitritt schnell geht (ohne erneute Eingabe des Namens). Eine App für Android habe ich nicht gefunden, auf dem Smartphone lässt sich BigBlueButton aber über den Webbrowser nutzen - sofern dieser nicht veraltet ist. Nach dem Anpassen der Berechtigungen auf dem Smartphone funktionierten Mikrofon und Kamera. Die Anwendung konnte den Ton der Konferenz auch im Hintergrund abspielen.
Beim ersten Start funktionierten bei mir am Desktop weder in Chrome/Chromium noch in Firefox Kamera und Mikrofon, aber nach dem Anpassen der Einstellungen in beiden Browsern begannen Kamera und Mikrofon zu funktionieren. Offensichtlich muss man sich immer mit dem jeweiligen Werkzeug und seinen Einstellungen vertraut machen, aber das gilt auch für die Fähigkeit, einen PC einzurichten. (Die Erfahrung gilt für das Jahr 2020.)

Als Besucher der Konferenz OpenAlt, die 2020 online stattfand, fand ich BigBlueButton zum Zuhören und Zuschauen voll funktionsfähig.

Weitere

Weitere Software, auf die ich gestoßen bin:

• Apache OpenMeetings
• Bildschirmfreigabe: https://www.screenleap.com/
• mconf http://mconf.org/
• Microsoft Teams - MS-Technologien und -Produkte meide ich

Meine Wahl

Meine Wahl fiel also auf die Software Jitsi, denn sie hat alles, was ich brauche, hat keine Nachteile, im Gegenteil, Pluspunkte für die Zukunft. Außerdem kann ich als Linux-Admin Kunden private Instanzen dieser Software einrichten. Und für mich ist wichtig, dass ich das, was ich bei Kunden installiere, bereits selbst ausprobiert habe, so werde ich das Werkzeug gut kennen und es erprobt haben.

Sicherheit

Achten Sie bei der Arbeit von zu Hause aus auf die Werkzeuge, die Sie für die Zusammenarbeit aus der Ferne nutzen. Hier ist zum Beispiel ein Bericht der NÚKIB (tschechische Behörde für Cyber- und Informationssicherheit), der auf Fehler in der Videokonferenz-Software Zoom hinweist.

Wie man telefoniert

Für jede Tätigkeit ist es gut, die grundlegenden Fertigkeiten zu beherrschen, sich an gewisse Regeln zu halten und die Werkzeuge sinnvoll zu nutzen.

• Machen Sie zu Beginn der Besprechung eine Vorstellungsrunde.
• Halten Sie das Thema und idealerweise eine Tagesordnung der Besprechung bereit.
• Halten Sie die Unterlagen bereit.
• Wenn mehrere Leute teilnehmen, sollte jemand die Besprechung leiten. (Das gilt übrigens auch für ein normales persönliches Treffen.)
• Geben Sie Ton/Stimme über Kopfhörer aus, damit das Mikrofon nicht aufnimmt, was die anderen sagen, und diese so kein Echo hören.
• Wenn Sie nur zuhören, schalten Sie Ihr Mikrofon stumm.

Nutzen Sie moderne Technologien, um die Arbeit zu erleichtern und effizienter zu machen, nicht als Mittel der Repression oder um Hindernisse zu schaffen.