Wie man eine Videokonferenz abhält

Als ich in die Freiberuflichkeit wechselte, d. h. mich selbständig machte, wusste ich, dass mein Hauptbedürfnis die Kommunikation sein würde, und zwar die Fernkommunikation. Die Zusammenarbeit findet zunehmend aus der Ferne statt und wird online abgewickelt. Aber wie lassen sich Fernsitzungen effektiv und bequem abwickeln? Vor allem in der Ära des Coronavirus, in der persönliche Treffen und die damit verbundene Erfahrung nur begrenzt möglich sind? Daher besteht ein großer Bedarf, Meetings über Videokonferenzen abzuhalten. Es besteht also die Notwendigkeit, ein gutes Werkzeug zu wählen. Was sind die Werkzeuge für Videokonferenzen können Sie in diesem Artikel lesen.

Kommunikationsmöglichkeiten

Ich habe die meisten Kommunikationsmethoden bereits erprobt und verwende dafür bewährte Tools.
Im Einzelnen:

• Email für diverse und erste Kommunikation.
• Ticketing-System in gitlab, für die Kommunikation und das Projektmanagement.
• Chat für schnelle Kommunikation.
• Telefon für dringende Angelegenheiten oder vorab vereinbarte Treffen.

Doch wie lassen sich Fernbesprechungen effizient und bequem durchführen? Gerade im Zeitalter des Koronavirus, in dem die Erfahrung mit persönlichen Treffen und die damit verbundene Erfahrung mit dem Funktionieren begrenzt sind, und daher ein großer Bedarf besteht, Meetings per Videokonferenz durchzuführen. Es besteht also die Notwendigkeit, ein gutes Werkzeug zu wählen, und was das ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Lebensnahe Fernbesprechungen

Um das Gefühl zu haben, in einer Besprechung von Angesicht zu Angesicht zu sein, ist es gut, die Gesichter in Bewegung zu sehen - dafür ist die Videotelefonie da. Wenn Sie über Dokumente verhandeln, müssen Sie diese auch sehen, d.h. Dokumente und Bildschirm gemeinsam nutzen.
Man braucht also ein Tool, das nicht nur Sprache, sondern auch Video überträgt und den Bildschirm freigeben kann.
Also habe ich eine Recherche über verfügbare Tools für diesen Zweck gemacht. Und dann analysiert, was sie können, und sie in der Praxis getestet.
Die meisten dieser Tools haben auch einen Chat.

Browsen

Die Grundvoraussetzung ist, dass Sie die Ausrüstung für Videokonferenzen haben.
Für einfache Konferenzen wird oft sogar ein Smartphone verwendet, denn es ist bereits mit den notwendigen Peripheriegeräten ausgestattet und nach der Installation einer speziellen nativen Anwendung kann man schnell und einfach mit dem Telefonieren beginnen.

Eine weitere Selbstverständlichkeit ist das Internet. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass die Verbindung zumindest eine gewisse Geschwindigkeit und Stabilität aufweist.

Wenn es sich jedoch um eine ernsthafte Arbeit handelt, werden Sie auf jeden Fall einen Computer verwenden. Neben einem Computer benötigen Sie also:

• Mikrofon
• Webcam

Die meisten Laptops haben heute ein Mikrofon und eine Kamera.

Wenn Sie einen Desktop-Computer haben, müssen Sie sich die oben genannten Peripheriegeräte besorgen. Die Soundkarte, die heute jeder Computer hat, ist auf der Hauptplatine integriert. Die Soundchips sind heutzutage sehr hochwertig. Aber die auf der Hauptplatine integrierten Chips haben oft eine billige Verkabelung, was zu Brummen usw. führt. Für Videogespräche ist das aber egal, da schließt man einfach ein analoges Mikrofon und Kopfhörer an, die man oft auch zu Hause hat. Oder mit einer Reduzierung von einem 4-poligen Jak-Anschluss auf zwei 3-polige Buchsen können Sie auch Smartphone-Kopfhörer anschließen. Selbst die heutigen Laptops haben einen 4poligen Klinkenanschluss für Kopfhörer mit Mikrofon.

Eine Kamera kann man auch günstig kaufen. Oder ich habe mit der Eken H9R Action-Kamera angefangen, die wie eine Webcam funktioniert, wenn sie an einen PC angeschlossen ist. Allerdings ist ihr Bild fischaugenförmig.
Anschließend habe ich mir für das Online-Streaming auf meinem Yourube-Kanal eine Logitech c920 Kamera gekauft, die eine FullHD-Auflösung, Autofokus und ein Mikrofon hat. So habe ich nicht nur ein gutes Bild, sondern auch eine gute Tonqualität ohne Brummen und Rauschen. Es ist also auch für Videokonferenzen geeignet.

Tools für Videoanrufe und die gemeinsame Nutzung

Skype

Skype ist wahrscheinlich das bekannteste Tool für Videokonferenzen. Es kann auch Bildschirmfreigaben vornehmen. Angesichts seiner Geschichte und Erfahrung habe ich es jedoch verworfen.
Geschäftskunden sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die gelegentliche Nutzung nicht für den kommerziellen Gebrauch gedacht ist.

Wobei

Auf dieses Tool stieß ich einmal bei der Kommunikation mit HR Damen. Das whereby Tool läuft in einem Webbrowser. Es kann Videokonferenzen, Desktop-Sharing und Chats durchführen. Bei der Verwendung auf einem Desktop-Computer konnte ich das Mikrofon mit diesem Programm jedoch nicht zum Laufen bringen. Das interne Mikrofon war nicht einmal sichtbar und am Kameramikrofon war nichts zu hören.

Zoom

Die Zoom-App erfordert einen App-Download. Angeblich kann sie aber auch im Browser ausgeführt werden, was mir aber nicht gelungen ist. Ich verwende diese SW für einige Videoanrufe und sie ist funktional. Ich musste die App-Binärdateien auf dem Desktop herunterladen und die native mobile Version kann auf dem Handy installiert werden.

Wenn man sich nicht abschrecken lässt, kann man auch das Webinterface nutzen. Allerdings hat diese nicht alle Funktionen und funktioniert nicht so gut. Für die grundlegende Kommunikation reicht aber auch das Webinterface aus.

Discord

Discord ist unter Gamern sehr beliebt. Dass es Discord auch als Videocall gibt, wusste ich gar nicht. Ich habe diese Software jedoch abgelehnt, weil ich sie zwar gelegentlich benutze, aber nicht viel damit anfangen kann (da sie wohl für Gamer gedacht ist). Angeblich kann es, wenn sich nichts geändert hat, auch den Desktop teilen, aber nur in niedriger Auflösung.

Aktualisierung März 2021

Mit dem Aufkommen des Voice Social Network Clubhouse beschäftige ich mich mehr mit Discord, denn Discord wurde mit dem Ziel entwickelt, eine gute Sprachübertragung zu gewährleisten, insbesondere eine niedrige Latenzzeit. Geringe Latenz bedeutet, dass die andere Partei Sie nicht mit einer Verzögerung hört und Sie daher in der Lage sind, einander schnell zu antworten.
Dieses Netz hat mehrere große Vorteile gegenüber Clubhouse:

• Keine Einladung erforderlich
• Client ist plattformübergreifend
• Chat-Option
• Konferenz-Option
• Ermöglicht Bildschirmfreigabe
• Erweiterte Einstellungen für Benutzerrechte und Raumzugang

Dank der Multiplattform können Sie Discord auf Ihrem Apple- (iOS) oder Android-Telefon nutzen. Es gibt eine native App für alle wichtigen Betriebssysteme (Windows, GNU/Linux, macOS) oder Sie können den Web-Client verwenden.
Der Desktop kann in voller Auflösung geteilt werden.

Ich verwende Jitsi für einmalige Anrufe, da keine Registrierung erforderlich ist, aber für regelmäßige Treffen plane ich, Discord zu verwenden.

Blaue Jeans

Die Software Bluejeans ist mir bisher nur einmal begegnet, und zwar auf einem Mobiltelefon, als ich die App gerade installiert hatte. Als ich sie jedoch selbst ausprobieren und eine Mailingliste einrichten wollte, war eine Registrierung usw. erforderlich. Also habe ich mir die Mühe nicht mehr gemacht.

Google Meet

Nach Skype verbreitete es sich unter den normalen Nutzern. Google Meet. Goole Meet ist eigentlich eine eigenständige Lösung, wie es Hangouts war, nur funktioneller. Mit diesem Tool lässt es sich bequem nutzen. Sie benötigen ein Konto bei Google. Um eine Konferenz zu erstellen, natürlich. Um einer Konferenz beizutreten, braucht man vielleicht kein Konto - man verbindet sich einfach über den gesendeten Link. Es ermöglicht Videokonferenzen einschließlich Desktop-Sharing. Funktioniert im Browser und hat eine native App für Smartphones.

Jitsi

Jitsi ist eine Open-Source-Lösung, so dass es möglich ist, den Quellcode zu überprüfen, um eine Sicherheitsüberprüfung der App durchzuführen, was für die Arbeit mit nicht-öffentlichen Daten unerlässlich ist. Außerdem können Sie die Anwendung auf Ihrem eigenen Server laufen lassen. So besteht die Möglichkeit, sich eingehend mit der Sicherheit zu befassen und unabhängig vom Anbieter zu sein.
Es ist auch möglich, sich nur über einen Browser mit der Videokonferenz zu verbinden. Für die erstmalige und regelmäßige Nutzung können Sie unter https://meet.jit.si/ einfach einen Co-Conferencing-Raum einrichten.
Es gibt auch weitere öffentliche Anbieter, z.B. VPSfree betreibt den Jitsi-Server.

Jitsi hat auch einen nativen mobilen Client. Die mobile App arbeitet auch im Hintergrund, so dass man während der Konferenz Notizen machen oder etwas aus dem Web lesen kann. Im Webbrowser mit Jitsi funktionierten mein analoges Mikrofon und das USB-Mikrofon in der Webcam ohne Probleme.
Jitsi-Quellcode

BigBlueButton

Außerdem habe ich Erfahrungen mit dem BigBlueButton Video-Konferenz-Tool gesammelt. Das ist ein Open-Source-Projekt, das vor allem für Konferenzen und Schulungen gedacht ist. Wahrscheinlich weil es auch für die Ausbildung gedacht ist, hat es viele fortgeschrittene Funktionen für die Präsentation (Steuerung der Präsentation) und Zeichnen. Es erlaubt Ihnen auch, die Befugnisse des Benutzers festzulegen: in Bezug auf Konferenzsteuerungsoptionen, Gast vs. Präsentator, Deaktivierung und Aktivierung des Mikrofons, usw.
Die Anwendung verfügt auch über eine API.

Sie müssen sich nicht registrieren, um BigBlueButton zu nutzen. Und Sie brauchen nur einen Webbrowser, um an der Konferenz teilzunehmen.

Die App merkt sich den Namen, so dass die Verbindung schnell wiederhergestellt ist (keine erneute Eingabe des Namens). Ich habe keine Android-App gefunden, aber auf einem Smartphone kann BigBlueButton über einen Webbrowser verwendet werden - es sei denn, er ist veraltet. Nachdem ich die Berechtigungen auf dem Smartphone geändert hatte, funktionierten das Mikrofon und die Kamera. Die App war auch in der Lage, den Konferenzton im Hintergrund abzuspielen.
Als ich die App zum ersten Mal startete, funktionierten Kamera und Mikrofon auf meinem Desktop in Chrome/Chromium und Firefox nicht, Aber nachdem ich mit den Einstellungen in beiden Browsern gekämpft hatte, funktionierten Kamera und Mikrofon. Natürlich muss man sich immer mit dem Tool und seinen Einstellungen vertraut machen, aber das gilt auch für das Einrichten eines PCs. (Die Erfahrung ist gültig ab 2020)

Als Besucher der OpenAlt-Konferenz, die im Jahr 2020 online stattfand, war die Nutzung von BigBlueButton zum Zuhören und Ansehen voll funktionsfähig.

Mehr

Andere Software, die ich kennengelernt habe:

• apache openmeeting
• Bildschirmfreigabe: https://www.screenleap.com/
• mconf http://mconf.org/
• Microsoft Teams - MS-Technologien und -Produkte, die ich vermeide

Option

So fiel die Wahl für mich auf die Software Jitsi, weil sie alles hat, was ich brauche, keine Nachteile hat, im Gegenteil, Boni für die Zukunft. Außerdem kann ich als Linux-Admin mit dieser Software private Instanzen für Kunden einrichten. Und für mich ist es wichtig, dass das, was ich für meine Kunden installiere, bereits getestet ist, so dass ich das Tool gut kenne und es verifiziert ist.

Sicherheit

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie auf die Tools achten, die Sie für die Zusammenarbeit per Fernzugriff verwenden. Hier ein Beispiel NUKIB-Bericht über Sicherheitslücken, die in der Videokonferenzsoftware Zoom gefunden wurden.

Wie man einen Anruf tätigt

Für jede Tätigkeit ist es gut, die grundlegenden Fertigkeiten zu kennen, sich an einige Regeln zu halten und die Werkzeuge angemessen zu verwenden.

• Zu Beginn der Besprechung sollte eine Vorstellungsrunde stattfinden.
• Haben Sie ein Thema und idealerweise eine Gliederung der Besprechung vorbereitet.
• Halten Sie ein Handout bereit.
• Wenn mehrere Personen anwesend sind, sollte jemand die Besprechung leiten (das gilt übrigens auch für eine normale Besprechung von Angesicht zu Angesicht)
• Setzen Sie den Ton/die Stimme auf Kopfhörer, damit das Mikrofon nicht aufnimmt, was die anderen sagen, und somit das Echo hört.
• Wenn Sie nur zuhören, schalten Sie Ihr Mikrofon aus.

Nutzen Sie moderne Technologie, um die Kommunikation zu erleichtern und zu rationalisieren, nicht um sie zu unterdrücken oder Barrieren zu schaffen.